Ulusal Astronomi Kongreleri (UAK)

Temel olarak üç bölümden oluşuyor.

• Genel anlamda tüm UAK'larla ilgili bilgilendirme, tanıtım ve tarihsel bilgilerin olduğu UAK Sayfaları (Yani uak.info.tr)
• UAK Sayfalarının altında, her bir UAK yılı için özel bir alt sayfa ile anılacak olan (ör. UAK-2024 için http://uak.info.tr/2024/) Güncel Kongrenin Sayfaları.
• Üyelik işlemleri ve güncel kongreye katılım başvurusunun yapıldığı, UAK sistemi diye kısalttığımız, basvur.uak.info.tr yani Başvuru Sayfaları.

Lütfen aşağıdaki işlemleri izleyin.

• basvur.uak.info.tr adresine gidin.
• Üye Ol bağlantısına tıklayın.
• Formu doldurun ve Kaydedin. Önemli: Seçeceğiniz e-posta adresiniz sisteme girişte kullanıcı adı olarak kullanılacaktır.
• Girdiğiniz e-posta adresine, adresinizi doğrulama ve hesabınızı etkinleştirme kodu gönderilecektir. Bu bağlantıya tıklayın ya da ağ gezginine kopyala-yapıştır yapın. Bu işlemle birlikte otomatik olarak sisteme girmiş olacaksınız.
• Bir sonraki girişinizde ise e-posta ve şifrenizi kullanarak giriş yapmak zorundasınız.

• Şifreyi sisteme girişte kullanıcı adınızla (yani kayıtlı e-posta adresiniz) birlikte kullanıyorsunuz.
• Şifrenizi üyelik bilgilerini düzenleme sayfasında değiştirebilirsiniz.
• Şifrenizi unutursanız sıfırlama işlemi için Şifre işlemlerine gitmeniz gerekmektedir.

• Öncelikle UAK kayıt sistemi dinamik hazırlanmıştır; kaydedilen tüm veri, her parametre için anlık değer taşımaktadır ve her an değiştirilebilir durumdadır (ör. Ünvan'ınızı, bildiriyi kaydettikten sonra değiştirebilirsiniz).
• Her bir değişiklik için e-posta bilgisi gönderilmesi hem pratik açıdan zorlayıcıdır, hem de e-posta ile gönderilen bilginin güncelliğinden emin olunamayabilir.
• Verileriniz, yalnızca Bilim Kurulu değerlendirme sürecinde dondurulacaktır.

Bu anlamda,

• UAK sayfalarındaki her bir forma eriştiğinizde, sisteme kaydettiğiniz bilgilere ulaşabilirsiniz.
• Formlara girdiğinizde sizin bilgileriniz yüklenmiyorsa, formu kaydet, güncelle, gönder gibi tuşlarla sonlandırmamışsınız demektir.
• UAK Başvurularınız sayfasında, sisteme kayıtlı tüm UAK'lardaki bilgilerinizin tümüne tek sayfada ulaşabilirsiniz.

Kişi - Eposta eşleştirmesi yalnızca UAK-YS sorumlusunca gerçekleştirilebilir. Lütfen aktif UAK e-posta adresine durumunuzu anlatır bir mesaj gönderin.

Öncelikle, her UAK'ta ön başvuru istenmeyebilir.

Geçmiş UAK'ların hazırlanmasında ve yürütülmesinde kayıt olup kongreye gelmeyen kişiler bir çok sorun yaratmıştır. Bunun yanında Kongre Desteği için yapılan başvurularda (ör. TÜBİTAK) kimlerin katılacağı bilgisi de sorulmaktadır.

Bu tür sorunları çözebilmek için Ön Başvuru özelliği sisteme eklenmiştir.

• Kısıtlı bir süre içinde UAK'a katılma eğiliminiz toplanmaktadır.
• Asıl başvuru zamanında ön başvuru bilgilerinizi yeniden girmek zorundasınız.

Ön Başvuru sırasında çok az bilgiyi çok önceden topluyoruz. Başvuru sırasında, ön başvuruyla uyuşmayan değişiklikler de olabilir. Doğru veri girişini sağlamak adına yeniden girilmesini rica ediyoruz.

Yine geçmiş UAK'lardaki deneyimlerimizden dolayı kongre kaydını (bildirili ya da dinleyici) yaptıranların hiç kongreye gelmemesi yönetimsel olarak sorun üretmektedir.

Bunu çözebilmek için UAK-2018'den başlayarak üçüncü bir süreci sisteme ekledik: Kongre Kayıt Ücretinin, kongreye gelmeden önce ödenmesi gerekmektedir. Bu süreci tamamlayanlara davetiye hazırlanacaktır

Kayıt ücreti alınmayan kongrelerde ise onay/davetiye sürecini Takvim sayfasından izlemeniz önerilir.

Büyük olasılıkla sistemde 1'den fazla e-posta ile kayıtlısınız. UAK sisteminin çalışması ve veritabanının güncel tutulabilmesi için başvurularınız tek bir e-postada toplanmalıdır.

Eski e-postalarınızdaki başvuruların güncel e-postanız altında toplanması için lütfen güncel UAK e-posta adresine durumunuzu anlatır bir mesaj gönderin. Aktarım işlemi UAK-YS sorumlusunca yapılacaktır.

Şifre işlemleri bağlantısında anlatılmaktadır.

Başvuruyu düzenler gibi giriş yapın: Kongre Başvuru Formu. Formun altındaki Kongre Katılımını GERİ ÇEK butonuna tıkladığınızda:

1. Başvuru yapılan UAK'a ait genel kongre katılım bilgileriniz ve
2. Varsa, başvuru yapılan UAK'a ait, bildiri türünden bağımsız (ÇK, ÇB, B, KB, P), TÜM bildiri başvurularınız silinecektir.

Bu silme eylemi;

• GERİ DÖNDÜRÜLEMEZ.
• Tüm sorumluluk katılımcınındır.
• Eylemin gerçekleşmesi için iki kere onay vermelisiniz.

Uyarı: Kongre başvuruları kapanmışsa katılımınızı (dinleyici ya da bildirili) geri çekmek için kongre iletişim adresine talebinizi yapmanız gerekmektedir.

• Doğrudan başvuru sayfasına gidin.
• Önce üstteki Kongre Katılım Bilgilerini girin ve Kaydedin.
• Katılımınız varsa (yani bildirili) alttaki Bildiri Girişi bölümünü kullanarak, her bir bildirinizi girin (bir öncelik sırası yoktur) ve Bildiri Ekle - Bildiri Düzelt tuşuna basarak kaydedin.
• Eklediğiniz bildiriler formun altında sıralanacaktır. Kaydedilen bildiriler için herhangi bir onay mesajı gönderilmeyecek ancak Bilim Kurulunun onayladıkları bildiri sahibine e-posta ile duyurulacaktır.
• Bildiride üzeltme yapmak isterseniz, önce bildirinin solundaki ▲ tuşuna basıp, bildiriyi yukarıdaki Bildiri Girişi formuna yükleyin ve düzeltmelerden sonra kaydedin.
• Bir bildiriyi geri çekmek isterseniz, bildirinin solundaki × tuşuna basarak bildiriyi silebilirsiniz.
• DÜZELTME ve SİLME İŞLEMLERİ KESİNDİR, GERİ DÖNDÜRÜLEMEZ.

Burada verdiğiniz özet öncelikle Bilim Kurulu'nun başvurunuzu değerlendirmesi için kullanılacaktır ve kabul edildiğinde Bildiri Kitabı'nda makale düzeyinde güncelleyebileceksiniz. Vereceğiniz özet aynı zamanda katılımcılara dağıtılacak Kongre Kitapçığı'nda da kullanılacağından, tüm bildiri özetlerinin belli bir standart içermesi de gerekmektedir. Katılımcılardan ricamız biraz daha çaba harcayarak yukarıdaki ilkeler doğrultusunda özetlerini güncellemesidir.

Bu sistemle yaptığınız tüm başvurularınıza UAK Başvurularınız sayfasından ulaşabilirsiniz. Davetiye otomatik olarak hazırlandığından doğrudan bu sayfadan indirebileceksiniz.

Davetiyeler tüm başvurular (bildirili ve dinleyici) kapandıktan sonra üretilmektedir. Bildirili başvurular için Bilim Kurulu değerlendirme süreci tamamlanmalıdır. Dinleyici başvurular için ise kongre başvurularının kapanması gerekmektedir. İlgili UAK'ta kayıt ücreti alınıyorsa kayıt ücretini yatırıp dekontu yüklemeniz gerekmektedir.

Bu süreci Takvim ve/veya Duyuru sayfalarından izlemeniz önerilir.

Yerel Düzenleme Komitesinin onay verdiği tüm katılımcılar bir ya da birden çok davetiye alacaklardır. Davetiye türleri ve erişim biçimleri şöyle özetlenebilir:

1. Tüm davetiyelerinize UAK Başvurularınız sayfasından ulaşabilirsiniz.
2. Onaylanan katılımcının davetiyesi/davetiyeleri PDF formatında ve otomatik hazırlanmaktadır.
3. Tek tek, her bir bildiri ve katılım için ayrı davetiye üretilmektedir.
4. Bildiriyi sunacak yazar (genellikle birincisi), bildiri başvurusunu yapmalıdır (Başlık, Yazar Listesi, Özet, Alan, UAK Alanı). Hazırlanacak davetiye bu yazarın başvurusu altında üretilecektir. Bu dosyada kendisiyle birlikte tüm yazarlar için ayrı ayrı sayfalarda, bildirili başvuru davetiyesi üretilecektir. Bu tür davetiyeyi diğer yazarlara iletme sorumluluğu birinci yazardadır.
5. Birinci yazar dışındakiler kongreye katılacaksa, her biri dinleyici olarak kayıt yaptırmak zorundadır ve bu katılımları için ayrıca bir başka davetiye daha üretilecektir.
6. UAK içinde kurul göreviniz varsa bunlar için de yine ayrı bir davetiye üretilecektir.

1. Bu işlemi, Dinleyici Başvuruları kapanmadan kendiniz; kapandıktan sonra YDK'ya başvurarak yapabilirsiniz.
2. Kendiniz yapmak için önce Başvuru Sayfasına gidin.
3. Katılım türü satırında Dinleyici seçin.
4. Bildiri(ler)inize ait tüm kayıtların silineceği uyarısı gelecektir; onay verin.

"Bildirili" başvurudan, "Dinleyici" başvuruya geçiş eylemi:

• GERİ DÖNDÜRÜLEMEZ.
• Tüm sorumluluk katılımcınındır.
• Eylemin gerçekleşmesi için iki kere onay vermelisiniz.